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Prozessoptimierung heißt das Zauberwort um in Firmen, Organisationen und Unternehmen einen optimalen Prozessablauf zu gestalten. Hierbei können Ressourcen aufgespürt werden, welche noch verbessert und optimiert werden können. Die Betriebswirtschaftlichkeit kann so wesentlich verbessert werden. Verstärkt werden dazu Informationstechnologien, kurz IT Technologien genannt, eingesetzt. Kein Unternehmen kann darauf verzichten, nur so sind sie auf lange Sicht wettbewerbsfähig und das Preis-Leistungs-Verhältnis ist stimmig. Management hat einen Namen, Prozessoptimierung.

Wie sieht eine Optimierung nun in der Realität aus?

Am Anfang steht der Gedanke, wie kann ich bestimmte Prozesse vereinfachen und schlanker machen. Grundlegend ist es schon mal gut, jeden einzelnen Schritt genau zu überdenken und zu dokumentieren. Im besten Fall wird dann effizienter gearbeitet, die Kosten fallen und die Qualität erreicht eine Bestnote. Ideen und Verantwortlichkeit werden hier gefragt, Chef und auch Angestellte sollten so an einem Strang ziehen.
Eine Prozessoptimierung findet in einzelnen Schritten statt.

Wer ist der Verantwortlich und hält für alles den Kopf hin

Zuerst sollte geklärt und abgesprochen werden, wer der "Chef" ist und verantwortlich ist. Jeder einzelne sollte wissen, was er zu tun hat und die Kompetenzen geklärt sind. In Deutschland hat das Ganze einen Namen, der es deutlich macht, DEMI.
"D" steht für Durchführung und Verantwortung. "E" ist die Abkürzung für Ergebnisverantwortung, "M" bezeichnet den Schritt der Mitarbeit, welche Mitarbeiter sind für welche Arbeiten verantwortlich und die Abkürzung "I" steht für den Informationsfluss. Wer muss auf jeden Fall einen detaillierten und ausführlichen Bericht bekommen, über Arbeitsschritte und Ergebnisse. Kurz, es gibt Personen, die die Verantwortung tragen und welche die Arbeiten bei der Prozessoptimierung ausführen.

Aufgabenanhäufung verringern und IT Systeme einsetzen

Die verschiedenen Arbeitsprozesse müssen fließend ineinander übergehen und unnötige Zeitfresser abgewendet werden. Wenn der eine Schritt eines bestimmten Mitarbeiters erledigt ist, gibt er ihn weiter. Ist dieser vielleicht schneller, dann häufen sich die weiter zu erledigen Arbeiten bei dem nächsten Mitarbeiter. Schon bilden sich "Arbeitshaufen" die dann in irgendeinem Regal liegen und nicht sofort erledigt werden. Es entsteht eine sogenannte Liegezeit, die nicht optimal ist. Hier ist die Prozessoptimierung gefragt und neue Ideen wichtig. Lösungen müssen her, vielleicht durch andere Verteilungen oder Weitergaben von bestimmten Arbeiten. Denken ist wichtig und nicht einfach einen Vorgang immer wiederholen und nicht darüber nachsinnen. Nun bekommt wieder der Begriff der Prozessoptimierung eine Bedeutung. Nichts ist so schlecht wie Stillstand und nicht-denkende Leute. Innovation ist wichtig. Liegezeiten und lange Transportzeiten sind für jedes Unternehmen schlecht.
Der Begriff "Just in Time" bestimmt die heutige digitale Arbeitswelt. Dabei ist es wichtig, dass Arbeitsvorgänge durch eine Prozessoptimierung so klein und effizient gehalten werden wie möglich. Ein jeder Mitarbeiter ist gefordert systematisch zu arbeiten und Ressourcen aufzudecken. Die Prozessoptimierung hat einen Sinn bekommen.